毎日メールディーラーにログインしましょう
基本的なことですが、毎日メールディーラーにログインしましょう！
毎日ログインしない場合のリスク
● 対応の必要なメールへの対応が遅れてしまいクレームにつながる
● 迷惑メールや不要なメールが溜まってしまい、対応の必要なメールがすぐに
確認できなくなる
● 自動削除設定により必要なメールが削除されてしまう
● 大量の迷惑メール（エラーメール等）を受信していても気付かず、
メールの受信自体ができなくなってしまう
● 温度感の高い（クレーム）メールに気付かず、更なる炎上を引き起こす
● メールディーラーの使い方や運用が定着せず形骸化していき、お金だけ
払っている状態になる
担当者ごとにユーザを作成しましょう
1つのユーザを複数名で使用する場合のリスク
● 複数の担当者で重複対応をしてしまう
● 誰が対応したメールかわからなくなり、対応の引継ぎ・共有に支障が出る
● 誰が対応したメールかわからなくなり、顧客から電話を受けたときに
迅速な対応ができない
● 設定ミス等が起きた場合にアクセスログで挙動が追えない
● レポートで担当者別の集計ができない
ユーザの作成方法については、「ユーザ設定」をご参照ください。
新着メールを処理しましょう
新着メールが溜まってしまうと、以下のようなことが起こります。
メールが「新着」のまま大量に放置されないようにしましょう！
目安は、新着メール数が受信メール数の3割以下であれば理想的です。
新着メールが溜まっている場合のリスク
● 新着にメールが溜まっていて、急ぎのメールや重要なメールを見逃してしまう
● 対応の必要なメールが埋もれてしまい、対応漏れや遅れにつながり顧客満足度の
低下やクレームにつながる
● 必要のないメールが新着に溜まっていることで、件数を無駄に増加させてしまう
● メールが溜まりすぎて何から整理すればいいかわからずそのまま放置した結果、
無駄にお金だけがかかる
新着メールが溜まらないようにする方法
対応が不要なメールについて、「対応の必要なし」や「対応完了」にするだけでも、新着メールを減らすことができます。
自動配信メール等の対応が不要なメールは、振り分け設定を利用して自動で状態を変更することをお勧めします。