【スタンダードプラン】簡単スタートアップガイド

はじめに

「メールディーラー」は、日々送受信するメールを共有・一元管理するためのツールです。
ここでは、メールディーラーを使い始めるために必要な初期設定をご案内いたします。

ログイン方法

メールディーラーを利用したメールの管理は、すべて専用の画面上で行います。
管理者様のログイン情報は、契約時にお送りしたメールにてご確認ください。

※各担当者のログイン情報は、【STEP 3 ユーザ登録】でご案内します。

【ログイン URL】
https://md○○.maildealer.jp

※○○の部分はお客様によって異なります。

【注意】
●メールディーラーへのアクセス(通信)

メールディーラーへのアクセスは、暗号化通信(https)のみに限定しております。 非暗号化通信(http)でアクセスした場合は、強制的に暗号化通信(https)に切り替わります。

メールディーラー画面の使い方

A メールディーラーの各種機能の利用、各種設定を行う部分です。
B メールボックスのフォルダが表示されている部分です。
マイメール(一時保存メール、承認待ちメール、転送メール、等)はここから確認できます。
※「迷惑メール」のフォルダは、ウィルス&迷惑メール対策サービス(有料)
お申込み頂いている場合のみ表示されます。
C ログイン時は各種アナウンスが表示される部分です。
「メールボックス名」(B・上部)をクリックすると、
該当メールボックスのメール・電話一覧が表示されます。

初期設定

メールディーラーの初期設定は、まずは「設定ウィザード」から始めます。

【設定ウィザードへのアクセス手順】
1. 画面右上の歯車アイコン>「管理設定」をクリックする。
2. 画面右上「設定ウィザード」をクリックする。
3. 「設定ウィザード」(別画面)が開く。

●設定する前に「?アイコン 」を確認

設定が必要な各項目には「?アイコン」が設置されています。
「?アイコン」にカーソルを合わせると、設定をする上でのポイントや注意点が表示されますので、 設定するまえに、必ず確認するようにしましょう。

STEP 1 .From アドレスの設定

メールを送信する際、From として表示される「表示名」「From アドレス」を 設定します。

メールボックス名 初期値は「契約者名」
変更したい場合は、ご希望の名前に変更してください。
From の表示名 メール送信時、From アドレスの前に記載される表示名
社名や店名等、任意の名称を入力してください。
メールボックスアドレス メール送信時の From メールアドレス
メール送信時に最も使用するアドレスを入力してください。

1. 「From アドレスの設定」をクリックする。
2. 各項目を入力する。
3. 「変更」をクリックする。

【注意】
●From アドレスの設定を行わない場合

初期値として登録されているメールディーラー アドレス(maildealer-○@md***.maildealer.jp)が From アドレスとして指定されます。

STEP 2. 運用管理者の設定

運用管理者とは、メールボックスの設定や変更等の管理をする担当者です。
運用管理者として登録するメールアドレスには、メールディーラーからの各種通知メール、 レポートメールが送信されます。

管理者メールアドレス ご希望の運用管理者メールアドレス
※複数のアドレスを登録する場合は、
カンマ区切り( , )で入力してください。
レポートメール メールボックスのハードディスク使用容量の通知の有無

1. 「運用管理者の設定」をクリックする。
2. 各項目を入力する。
3. 「変更」をクリックする。

管理者メールアドレス宛に送信されるメール
 ・ユーザ登録通知メール
    ・ユーザパスワード変更通知メール
    ・アカウントロック通知メール
 ・ハードディスク使用容量レポートメール
    ・各種エラー通知メール
    ・各種インポート通知メール
 ・楽天R-Messe ライセンスキー更新のお願いメール

 ※ ユーザ登録通知、ユーザパスワード変更通知は、パスワード通知メール送信先で
  「運用管理者」が選ばれている場合のみ送信されます。
     パスワード通知メールの送信先は、
  「歯車アイコン>ユーザ設定 > ユーザに関する設定 > パスワードに関する設定(ユーザ毎)」
     で設定できます。

STEP 3. ユーザ登録

メールディーラーでは、複数のユーザにて利用することができます。
担当者別など、メールディーラーを利用するユーザ毎に登録します。

ユーザ ID ログイン時の IDとなります。
氏名 署名やテンプレートで自動置き換え文字を利用した際に表示されます。
メールアドレス パスワード設定依頼メールが届きます。
ユーザグループ 最低1 つ以上のユーザグループに登録する必要があります。
パスワード設定有効期限 任意のパスワードを設定する有効期限となります。
※有効期限を過ぎるとパスワードの設定ができず、パスワード再発行が必要になります。

1. 「ユーザ登録」をクリックする。
2. 「ユーザの新規登録」をクリックする。
3. 各項目を入力する。
4. 「登録」をクリックする。

▼ここからの手順は、登録したユーザ側での操作となります▼
5. 入力したメールアドレス宛にメールが届いているか確認する。
【メール件名】[Mail Dealer] パスワード設定依頼(自動送信メール)

6. メール内の URL をクリックする。
7. パスワードのルールに従って、希望のパスワードを入力する。
8. 「変更」をクリックする。
9. パスワード設定完了メールが届いていることを確認する。
【メール件名】[Mail Dealer] ユーザ登録完了(自動送信メール)

▼設定ウィザードに戻ります▼
10. 「戻る」をクリックする。

●ユーザ ID
ユーザ ID に使用できる「半角記号」は、”-“, “@”, “_”となります。
(「全角記号」「全角スペース」「半角スペース」は使用できます。)
また、同じサーバ上に既に同様のユーザ ID が登録されている場合は、登録できません。 別のユーザ ID にて登録できるかお試しください。

【注意】
●パスワード設定期限を過ぎた場合

メール内に記載された URL からパスワード設定ができなくなります。 管理者様にパスワード再発行を依頼してください。

STEP 4. フォルダ作成

特定の条件が含まれたメールを振り分ける場合、フォルダを作成できます。
作成したフォルダは、画面左側のメールボックスに表示されます。
フォルダ作成後は必ず振り分け設定を登録いただくようお願いいたします。

1. 「フォルダ作成」をクリックする。
2. 「フォルダの新規作成」をクリックする。
3. 「フォルダ名」を入力する。
4. 「登録」をクリックする。
5. 「戻る」をクリックする。

●特定の条件が含まれていないメール
フォルダは作成せずに「ラベル」で管理します。

●作成する前に
分かりやすく便利に利用するため、「フォルダ名」「署名」「To/From 設定」「テンプレート (グループ)」の名称は、すべて統一することをお勧めします。

●子フォルダを作成する場合

子フォルダは、フォルダ一覧の(親)フォルダより作成することができます。

●フォルダ数 / フォルダ階層
作成できるフォルダ数、階層に制限はありません。
但し、数が多いと、メールディーラーの動作遅延の原因となるため、以下の数での運用を推奨しております。
 ・フォルダ数 :30~50 個程度
 ・フォルダ階層: 3~ 5 階層程度

STEP 5. 署名の設定

メールを送信する際にメール本文に挿入する、会社名や店名などの署名を 設定します。

●作成する前に
分かりやすく便利に利用するため、「フォルダ名」「署名」「To/From 設定」「テンプレート (グループ)」の名称は、すべて統一することをお勧めします。

名称 登録する署名の名称
※メール送信者が署名を選択する際にわかりやすい名称を設定してください。
冒頭文 メール本文の最初に挿入する挨拶文
<例>
いつもご利用いただきましてありがとうございます。
ラクス商店の○○でございます。
署名 メール本文の最後に挿入する署名

<例>
————————————————–
株式会社ラクス商店 担当:▲▲
ホームページ:https://www.*****/
————————————————–

1. 「署名の設定」をクリックする。
2. 「グループ署名の新規登録」をクリックする。
3. 各項目を入力する。
4. 「登録」をクリックする。
5. 「戻る」をクリックする。

STEP 6. 受信の設定

※設定に時間がかかる場合があるため、「STEP 1~5」と同時並行でのご対応をお勧めします。

メールディーラーでメールを受信するための設定を行います。
メールディーラーでメールを受信する方法として、以下の 2 つの方法があります。

●転送受信
●POP/IMAP 受信


ここでは、簡単に設定できる「 転送受信 」の方法をご案内致します。
※メールディーラーでは、「 転送受信 」の方法を推奨しています。

転送受信の仕組み

ご利用のメールサーバで受信したメールをメールディーラーに転送することで、メールディ ーラー上で管理することができるようになります。

転送設定の方法

メールディーラーで受信したいメールアドレスを管理しているご利用のメールサーバで 転送設定を行います。

1. 転送先アドレスを確認する。
  ※設定ウィザード「STEP 6. 受信の設定」の【転送先アドレス】にてご確認ください。
2. ご利用のメールサーバにて、転送設定をする。
3. メールが正常に転送されるか確認する。
  転送設定を行ったメールアドレス宛にメールを送信し、
  メールディーラーに届いているかご確認ください。

●転送設定方法
ご利用のメールサーバでの転送設定方法については、サーバ管理者様 及び ホスティング会社様にお問い合わせください。

●転送先メールアドレス
転送先メールアドレスは、以下のように構成されています。 ==========================================
maildealer-▲▲@md○○○.maildealer.jp

maildealer-▲▲@md○○○gw.maildealer.jp
※「ウィルス&迷惑メール対策サービス」をご契約の方は、
 サーバ名のすぐ後に「gw」と入れてください。
==========================================
※▲▲: メールボックス番号( 画面右上「?」アイコンより「メールボックス識別子」カッコ内の数字 )
※○○○:ご利用中のメールディーラーのサーバ名( https://md○○○.maildealer.jp )

【注意】
●万が一、メールディーラーにメールが届かない場合

ご利用のメールサーバにて正しく転送設定がされているかご確認ください。
≪確認事項≫
・転送先メールアドレスに誤りがないか。
・転送設定が有効になっているか。

楽天あんしんメルアドサービスに関する設定<出店されている方のみ>

※ 楽天あんしんメルアドをご利用のお客様のみご設定ください。
楽天あんしんメルアドサービス(マスクアドレス)へ送信するための設定を行います。

設定情報の確認

1. R-Loginの画面にログインする。
2. 「あんしんメルアドサービスメニュー」をクリックする。
  ※何度かR-Loginへのログインを求められる可能性があります。

3. 「メールサーバ設定情報」をクリックする。
4. 表示された画面より「SMTP AUTH ID」「SMTP AUTHパスワード」を確認する。

RMS管理画面からもR-Login管理画面へのリンクがあります。

メールディーラーに情報を登録する

1. 設定ウィザードの「楽天あんしんメルアドサービスに関する設定」をクリックする。
2. 「アカウントの新規作成」をクリックする。
3. 各項目を入力する。
4. 「テストメールを送信する」をクリックする。
  テストを行わずにすぐに設定完了する場合は、「登録」をクリックしてください。
5. 「To」に以下のどちらかのアドレスを入力する。
 【テストメール送信先アドレス】
  ● 楽天あんしんメルアドのマスクアドレス
  (例)************************@**_fw.rakuten.ne.jp
  ● 店舗連絡先メールアドレス
6. 「送信」をクリックする。
7. 正常に送信されたことを確認して「はい」をクリックする。
8. 「戻る」をクリックする。

設定ウィザードはここまでで完了です。

To/From 設定<複数アドレスを管理される方のみ>

メールディーラーで受信するメール内容や用途によって、メール送信時に使用する From アドレスを使い分けることができます。
営業用とサポート用のFrom アドレスを使い分けたい場合や、楽天ショップ用と yahoo ショ ップ用でそれぞれの From アドレスを使いたい場合などに便利です。

≪設定≫
画面右上の歯車アイコン>「管理設定」>「基本設定」>「To/From 設定」

●作成する前に
分かりやすく便利に利用するため、「フォルダ名」「署名」「To/From設定」「テンプレート (グループ)」の名称は、すべて統一することをお勧めします。

振り分けの設定

メールを自動的に特定のフォルダに振り分けるための設定を行います。

★ 受信メールを自動的にフォルダに振り分けたい。
★ 特定条件のメールは事前に担当者を指定したい。
★ メールを返信するときに適した署名を自動的に選択しておきたい。

などなど メールディーラーを便利に使いこなすためには、必須設定となります。
初期設定完了後、メールが受信できるようになった状態でご設定ください。

≪設定≫
画面右上の歯車アイコン「管理設定」>「基本設定」>「振り分けの設定」

【注意】
●振り分け設定の適応順位

振り分け条件の一覧画面にて、上に表示されている条件から順次適用されます。
条件に合致した場合、それより下に表示されている条件は適用されません。

●振り分け設定でできる振り分けアクション
「振り分け設定」は、メールを特定フォルダに振り分けるだけの機能ではありません。 指定した振り分け条件にて、以下のアクションが可能です。

ラベル 任意で作成したラベルを指定
フォルダ 指定したフォルダに移動
メールの状態 受信メールの状態を指定
担当者 特定の担当者を指定
To/From 設定 メール送信時に使用する To/From 設定を指定
テンプレート メール送信時に使用するテンプレートを指定
署名 メール送信時に使用する署名を指定
分類 メールの分類を指定
メール種別 受信メール/送信メールの種別を指定
自動転送先アドレス メールを自動的に別のアドレスへ転送
ゴミ箱 メールを自動的にゴミ箱に移動 / 削除
※ウィルス&迷惑メール対策オプション契約の場合は迷惑メールフォルダへの移動も指定可能
顧客情報自動登録 メールの顧客情報の自動登録を指定

ゴミ箱内のメールの自動削除期間の設定

ゴミ箱フォルダ内のメールの保存期間を設定できます。

≪設定≫
画面右上「歯車アイコン > 管理設定 > 詳細設定 > メールボックスの詳細設定 > 削除の設定」

●日数の換算方法について
削除期間は、メール送受信時および電話応対登録日を起点として計算され、毎朝 4 時頃の
メンテナンス中にゴミ箱から削除されます。

(例)ゴミ箱に入ったメールの受信日時 2010 年3 月10 日21 時
  ゴミ箱内のメールの自動削除期間  3 日
  メールが削除される期間の数え方  2010 年3 月11 日21 時 ←1 日経過
                  2010 年3 月12 日21 時 ←2 日経過
                  2010 年3 月13 日21 時 ←3 日経過
                  2010 年3 月14 日4 時頃 ←削除

●日数の指定について
ゴミ箱内のメール蓄積数が増えると、サーバ容量の逼迫し動作遅延に繋がる可能性があるため、
7 日以内を推奨しています。

テンプレート設定

メール送信時によく利用するフォーマットを、あらかじめテンプレートとして登録しておくこと ができます。
毎日のように定期的に送信する商品発送などのご案内メールや、よくお問い合わせがある 質問の回答など、メール送信を効率的に行いたい場合に便利です。

■登録場所>>>画面上部 「テンプレート」
■テンプレートの使い方>>>ハウツーガイド

● 作成する前に
分かりやすく便利に利用するため、「フォルダ名」「署名」「To/From 設定」「テンプレート (グループ)」の名称は、すべて統一することをお勧めします。

メールのバックアップ方法

メールディーラー上 のメールをバックアップしておきたい場合は、自動転送がお勧めです。

 バックアップ方法>>>FAQサイト

ラベルの作成

優先順位や対応状況の見える化をするための機能です。口頭で引き継いでいる内容はラベルを作成し、メールディーラーを確認するだけで簡単に状況の共有をすることができます。

1. 画面右上の歯車アイコン>「管理設定」をクリックする。
2. 「詳細設定」タブ>「ラベルの設定」をクリックする。
3. 「ラベルの新規作成」をクリックする。
4. 内容を入力する。
5. 「登録」をクリックする。

●関連メールのラベル
複数回やり取りが続いた場合に自動的に前回のメールと同じラベルを付けることができます。

楽天R-Messe・Yahoo!ショッピング連携設定<出店されている方のみ>

楽天R-Messe、Yahoo!ショッピングのチャット形式のお問い合わせがメールディーラー上で対応できます。
ご設定には、RMS管理画面、Yahooストアクリエイター画面が必要です。

設定方法はこちら>>>楽天R-Messe・Yahoo!ショッピングメッセージ応対設定

なりすましメール対策

「なりすましメール」とは、迷惑メールの一種で、差出人(From)のメールアドレスが送信元 のサーバとは異なる、第三者のメールアドレスに偽装されているメールのことです。

メールディーラーから送信したメールが、意図せず送信先サーバで「なりすましメール」と 判定され、メール受信者がメールを確認できないという場合があります。

メールディーラーでは、「なりすましメール」と判定される可能性を低くするための方法を、 2通りご案内しております。 御社のご利用状況に応じて、どちらかを実施してください。

設定方法はこちら>>>なりすましメール対策

オプションの設定

ご契約されているオプションの設定方法は以下をご確認ください。

>>>情報漏えい対策

>>>添付ファイルセキュリティ

>>>ウイルス&迷惑メール対策

>>>アクセス制限

>>>お客様アンケート

>>>スマホ

>>>ネクストエンジン連携

>>>多言語対応

>>>案件管理

>>>API連携拡張

分からない事がある場合は?

ご不明な点がありましたら、メールディーラーのサポートサイトをご覧ください。

サポートサイト / よくある質問と回答

サポートサイトは以下の URL よりアクセスできます。

【サポートサイト URL】 https://support.maildealer.jp/

【メールディーラー画面からのアクセス】


メールディーラー画面右上の「?アイコン」>「サポートサイト」からもアクセスできます。

【よくある質問と回答 URL】 http://faq.maildealer.jp/

サポートセンター

「マニュアル」や「よくある質問と回答」をご覧頂いても解決できない場合、サポートセンター へお問い合わせください。

【サポートセンター営業時間】 平日 9:30 ~ 17:00 (土日祝日除く)

【問い合わせ窓口】
○「メール」でのお問い合わせ https://support.maildealer.jp/inquiry.php
※営業時間中に頂いたお問い合わせは、当日中にご回答致します。
※営業時間外に頂いたお問い合わせは、翌営業日にご回答致します。

○「電話」でのお問い合わせ 03-4567-6150(サポートセンター直通)
※営業時間外の受付は行っておりません。

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