添付ファイルセキュリティ【使い方】

添付ファイルセキュリティオプションについて

添付ファイルの管理やセキュリティに特化した、5 つの機能が利用できます。 本マニュアルでは、実際にメール対応をされるユーザ様が利用する 4 つの機能について 案内します。

◆ 添付ファイルの形式チェック
◆ 添付ファイルのダウンロード権限の制御
◆ 添付ファイル付メールへの承認フロー適用
◆ 添付ファイルのダウンロード URL 化

添付ファイルの形式チェック

※本機能については、利用するために必要な設定ありません。

開くとウィルスに感染する恐れのあるような「危険な添付ファイル」を受信した場合に 警告を表示する機能です。 また、上記のような添付ファイルをダウンロードする際に、注意喚起ダイアログを 表示します。

警告表示する添付ファイル

表示された拡張子と実際の拡張子が異なっているファイル
例) 拡張子が表示上は「jpg」となっているが、実際は「exe」の場合

警告表示

●メール本文閲覧画面

●メール一覧画面の吹き出し

●スマホ画面  ※スマホオプション利用時のみ
添付ファイルのアイコンが「!」アイコンに変更され、メッセージは表示されません。

ダウンロード注意喚起ダイアログ

●ダウンロード画面

● スマホのダウンロード画面

不明な拡張子のファイル

例)「xyz」のような一般的でない拡張子の場合

警告表示

●メール本文閲覧画面

●メール一覧画面の吹き出し

●スマホ画面  ※スマホオプション利用時のみ
添付ファイルのアイコンが「!」アイコンに変更され、メッセージは表示されません。

●ダウンロード画面

●スマホのダウンロード画面

添付ファイルダウンロード権限の制御

ユーザ毎に添付ファイルのダウンロード可否を設定できます。
ダウンロード権限がないユーザは添付ファイルのファイル名は確認できますが、 クリック(ダウンロード)できなくなります。

● メール本文閲覧画面

●メール一覧画面の吹き出し

添付ファイル付メールへの承認フロー適用

権限がないユーザのメール送信について添付ファイルの有無を自動で判断し、
添付ファイルがある場合には承認を必須にできる機能です。
権限がないユーザが添付ファイルを送信する際は、以下のようなメッセージが
表示され 承認依頼をせずに送信しようとするとエラーになり送信できません。

注意喚起メッセージ

●メール作成画面

●スマホメール作成画面 ※スマホオプション利用時のみ

メール送信時のエラーメッセージ

●メール作成画面

●スマホメール作成画面

【注意】
●転送メールの場合
転送メールには承認機能がないため、権限のないユーザは
添付ファイル付きメールの 転送ができません。


●承認フローがない・承認フローが適用されていないユーザの場合
本機能の権限がなく、承認フローが登録されていない、または
承認フローに適用されて いないユーザの場合、エラーメッセージが
表示され、ファイルを添付することもできませ ん。

添付ファイルのダウンロード URL 化

送信メールの本文内に添付ファイルをダウンロードするための URL を
記入して送信でき る機能です。
ダウンロード URL 化することで、ダウンロード期限の指定や、
ダウンロード履歴を確認で きるようになります。
従来のメールにファイルを添付して送信する方式も選択できます。

添付ファイル付きメールの送信

メール内にダウンロード URL を追記して送信する方法です。

1. 「返信」または「メール作成」より、メール作成画面を開く。
2.  本文を作成する。
3.  「ファイルの添付」項目にて、送信したいファイルを添付する。
4.  「ファイルを添付せずに、ダウンロード URL を送信する」にチェックを入れる。
※添付ファイルの設定を「送信時に都度選択する」にしている場合のみ。

5. メール内の URL を記載したい部分にカーソルをあわせて、
  「置き換え文字を挿入」 をクリックする。

6. カーソル位置に置き換え文字が挿入されていることを確認する。

7. 「送信確認」または「承認依頼確認」をクリックして確認する。
  ※置き換え文字の部分は黄色でハイライトされます。

8. 「送信する」をクリックする。
  ※送信完了画面上では、置き換え文字のまま表示されます。
   実際に送信されたメールは、以下のような表示になります。

●パスワードメールの送信について
パスワードメールはメールディーラーのシステムより自動的に送信されます。
パスワードの文字列やルールは任意で指定できません。

ダウンロード URL の再送

ダウンロード有効期限内であれば、ダウンロード URL を再送することが
できます。

1. 該当の送信メールのメール本文閲覧画面を開く。
2. 操作パネル「ファイルのダウンロード履歴」内の
  「ダウンロード URL の送信」をクリックする。
3. 「OK」をクリックする。

●操作パネル内の「ファイルのダウンロード履歴」について
操作パネル内に「ファイルのダウンロード履歴」の項目が表示されていない
場合、「個人設定」で表示させる必要があります。
ユーザ毎に
画面上部「ログインユーザ名」>「個人設定」>「メール本文閲覧画面」
より、「ファイルのダウンロード履歴」にチェックを入れてください。

●ダウンロード URL 再送時のメール文面について
ダウンロード URLを再送する際のメールは、元メールの送信先アドレス宛に
システムより自動的に送信されますので、メール文面は変更できません。

ダウンロード履歴の確認

送信先でダウンロード URL から添付ファイルをダウンロードしたかを
確認することができます。

メール閲覧画面から確認する

該当の送信メールの操作パネル内「ファイルのダウンロード履歴」より
確認できます。

●操作パネル内の「ファイルのダウンロード履歴」について
操作パネル内に「ファイルのダウンロード履歴」の項目が表示されていない
場合、「個人 設定」で表示させる必要があります。
ユーザ毎に、
画面上部「ログインユーザ名」>「個人設定」>「メール本文閲覧画面」より、
「ファイルのダウンロード履歴」にチェックを入れてください。

レポートから確認する

1. 画画面上部「レポート」をクリックする。
2. 「ファイルのダウンロード履歴」をクリックする。
3. 検索条件を指定して「検索開始」をクリックする。
4. 結果を確認する。

●有効期限切れのダウンロード URL へのアクセスについて
有効期限切れのダウンロード URL にアクセスしても、添付ファイルの
ダウンロードはできません。
また、ダウンロードできなかった場合は、検索結果では、「パスワード不正」や
「ファイル削除後のアクセス」といった記録が残ります。

●有効期限切れのメール検索
メール・電話検索より、添付ファイルのダウンロード有効期限切れを条件に
検索することができます。
検索条件内の「添付ファイル」にて、「添付ファイルのダウンロード
有効期限切れのみ」を選択してください。

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