添付ファイルセキュリティ【使い方】

添付ファイルセキュリティオプションについて

添付ファイルの管理やセキュリティに特化した、5 つの機能が利用できます。 本マニュアルでは、実際にメール対応をされるユーザ様が利用する 4 つの機能について 案内します。

◆ 添付ファイルの形式チェック
◆ 添付ファイルのダウンロード権限の制御
◆ 添付ファイル付メールへの承認フロー適用
◆ 添付ファイルのダウンロード URL 化
◆ 添付ファイルの添付漏れ防止チェック
◆ 添付ファイルの宛先チェック

添付ファイルの形式チェック

※本機能については、利用するために必要な設定ありません。

開くとウィルスに感染する恐れのあるような「危険な添付ファイル」を受信した場合に 警告を表示する機能です。 また、上記のような添付ファイルをダウンロードする際に、注意喚起ダイアログを 表示します。

警告表示する添付ファイル

表示された拡張子と実際の拡張子が異なっているファイル
例) 拡張子が表示上は「jpg」となっているが、実際は「exe」の場合

警告表示

●メール本文閲覧画面

●メール一覧画面の吹き出し

●スマホ画面  ※スマホオプション利用時のみ
添付ファイルのアイコンが「!」アイコンに変更され、メッセージは表示されません。

ダウンロード注意喚起ダイアログ

●ダウンロード画面

● スマホのダウンロード画面

不明な拡張子のファイル

例)「xyz」のような一般的でない拡張子の場合

警告表示

●メール本文閲覧画面

●メール一覧画面の吹き出し

●スマホ画面  ※スマホオプション利用時のみ
添付ファイルのアイコンが「!」アイコンに変更され、メッセージは表示されません。

●ダウンロード画面

●スマホのダウンロード画面

添付ファイルダウンロード権限の制御

ユーザ毎に添付ファイルのダウンロード可否を設定できます。
ダウンロード権限がないユーザは添付ファイルのファイル名は確認できますが、 クリック(ダウンロード)できなくなります。

● メール本文閲覧画面

●メール一覧画面の吹き出し

添付ファイル付メールへの承認フロー適用

権限がないユーザのメール送信について添付ファイルの有無を自動で判断し、
添付ファイルがある場合には承認を必須にできる機能です。
権限がないユーザが添付ファイルを送信する際は、以下のようなメッセージが
表示され 承認依頼をせずに送信しようとするとエラーになり送信できません。

注意喚起メッセージ

●メール作成画面

●スマホメール作成画面 ※スマホオプション利用時のみ

メール送信時のエラーメッセージ

●メール作成画面

●スマホメール作成画面

【注意】
●転送メールの場合
転送メールには承認機能がないため、権限のないユーザは
添付ファイル付きメールの 転送ができません。


●承認フローがない・承認フローが適用されていないユーザの場合
本機能の権限がなく、承認フローが登録されていない、または
承認フローに適用されて いないユーザの場合、エラーメッセージが
表示され、ファイルを添付することもできませ ん。

添付ファイルのダウンロード URL 化

送信メールの本文内に添付ファイルをダウンロードするための URL を
記入して送信できる機能です。
ダウンロード URL 化することで、ダウンロード期限の指定や、
ダウンロード履歴を確認できるようになります。
従来のメールにファイルを添付して送信する方式も選択できます。

添付ファイル付きメールの送信

メール内にダウンロード URL を追記して送信する方法です。

1. 「返信」または「メール作成」より、メール作成画面を開く。
2.  本文を作成する。
3.  「ファイルの添付」項目にて、送信したいファイルを添付する。
4.  「ファイルを添付せずに、ダウンロード URL を送信する」にチェックを入れる。
※添付ファイルの設定を「送信時に都度選択する」にしている場合のみ。

5. メール内の URL を記載したい部分にカーソルをあわせて、
  「置き換え文字を挿入」 をクリックする。

6. カーソル位置に置き換え文字が挿入されていることを確認する。

7. 「送信確認」または「承認依頼確認」をクリックして確認する。
  ※置き換え文字の部分は黄色でハイライトされます。

8. 「送信する」をクリックする。
  ※送信完了画面上では、置き換え文字のまま表示されます。
   実際に送信されたメールは、以下のような表示になります。

●パスワードメールの送信について
パスワードメールはメールディーラーのシステムより自動的に送信されます。
パスワードの文字列やルールは任意で指定できません。

ダウンロード URL の再送

ダウンロード有効期限内であれば、ダウンロード URL を再送することが
できます。

1. 該当の送信メールのメール本文閲覧画面を開く。
2. 画面上部「ファイルのダウンロード履歴」内の「ダウンロード URL の送信」をクリックする。
3. 「OK」をクリックする。

●ダウンロード URL 再送時のメール文面について
ダウンロード URLを再送する際のメールは、元メールの送信先アドレス宛に
システムより自動的に送信されますので、メール文面は変更できません。

ダウンロード履歴の確認

送信先でダウンロード URL から添付ファイルをダウンロードしたかを
確認することができます。

メール閲覧画面から確認する

該当の送信メールのメール閲覧画面上部「ファイルのダウンロード履歴」より
確認できます。

レポートから確認する

1. 画面上部「レポート」をクリックする。
2. 「ファイルのダウンロード履歴」をクリックする。
3. 検索条件を指定して「検索開始」をクリックする。
4. 結果を確認する。

●有効期限切れのダウンロード URL へのアクセスについて
有効期限切れのダウンロード URL にアクセスしても、添付ファイルの
ダウンロードはできません。
また、ダウンロードできなかった場合は、検索結果では、「パスワード不正」や
「ファイル削除後のアクセス」といった記録が残ります。

●有効期限切れのメール検索
メール・電話検索より、添付ファイルのダウンロード有効期限切れを条件に
検索することができます。
検索条件内の「添付ファイル」にて、「添付ファイルのダウンロード
有効期限切れのみ」を選択してください。

添付ファイルの添付漏れ防止チェック

あらかじめ、「添付」や「ファイル」等、警告対象キーワードを設定すると、
対象キーワードが件名や本文に入っており、添付ファイルがない場合に警告する機能です。

警告表示

設定した添付漏れ防止チェックの対象キーワードをメール本文や件名に入力している状態で
ファイルを添付せずに「送信」「送信確認」「承認依頼」を押した場合に、
以下のように警告を表示します。

設定変更の手順は「添付ファイルセキュリティ【設定】」をご確認ください。

添付ファイルの宛先チェック

メール本文内と添付ファイル名、添付ファイル内に記載された各法人名を送信確認画面に表示し、
添付するファイルに誤りが無いかを簡単にチェックいただける機能です。
※旧デザインでは利用できない機能です。

利用条件

1.メール送信前の確認の設定にて、「確認画面を表示する」、もしくは
「確認画面を表示する(宛先や添付ファイルをチェック形式で確認する)」を選択していること
2.添付ファイル内の宛先確認の設定にて、チェックをONにしていること
3.docx、xlsx、pptx、pdf形式の添付ファイルを含むメールであること

設定変更の手順は「添付ファイルセキュリティ【設定】」をご確認ください。

【注意】
・doc, xls, pptファイルは解析対象外です。
・ファイル名を「ABC株式会社」⇒「ABC社」のように省略している場合、
 法人名の抽出はできません。
・pdfファイルの場合、添付ファイル内の法人名を抽出できないケースがあります。
(例)スキャンデータ、パスワード付きデータ、その他解析できないデータ

新デザイン

旧デザインの
マニュアルはこちら

メルラボの最新情報をメールでお届けします。詳しくはこちら