添付ファイルセキュリティ【設定】

添付ファイルセキュリティオプションについて

添付ファイルの管理やセキュリティに特化した、6 つの機能が利用できます。 本マニュアルでは、実際にメール対応をされるユーザ様が利用する 5 つの機能について 案内します。

◆添付ファイルの形式チェック(設定不要)
◆添付ファイルのダウンロード権限の制御
◆添付ファイル付メールへの承認フロー適用
◆添付漏れ防止チェック
◆添付ファイルのダウンロード URL 化
◆添付ファイルの自動削除

添付ファイルダウンロード権限の制御

ユーザ毎に添付ファイルのダウンロード可否を設定できます。
ダウンロード権限がないユーザは添付ファイルのファイル名は確認できますが、
クリック(ダウンロード)できなくなります。

操作権限の設定

1. 画面右上の「管理設定」>「ユーザ設定」をクリックする。
2. 「操作権限の設定」をクリックする。
3. 該当のユーザの「ユーザ ID」をクリックする。
4. 「オプション権限」>「添付ファイルセキュリティ」>「添付ファイルのダウンロード」に
  チェックする。
5. 「変更」をクリックする。

添付ファイル付メールへの承認フロー適用

権限がないユーザのメール送信について添付ファイルの有無を自動で判断し、
添付ファイルがある場合には承認を必須にできる機能です。
権限がないユーザが添付ファイルを送信する際は、以下のようなメッセージが
表示され 承認依頼をせずに送信しようとするとエラーになり送信できません。
 ※承認の設定は「設定マニュアル_詳細設定」を参照してください。

【注意】
●転送メールの場合
転送メールには承認機能がないため、権限のないユーザは添付ファイル付き
メールの 転送ができません。

●承認フローがない・承認フローが適用されていないユーザの場合
本機能の権限がなく、承認フローが登録されていない、または承認フローに
適用されていないユーザの場合、エラーメッセージが表示され、ファイルを
添付することもできません。

操作権限の設定

1. 画面右上の「管理設定」>「ユーザ設定」をクリックする。
2. 「操作権限の設定」をクリックする。
3. 該当のユーザの「ユーザ ID」をクリックする。
4. 「オプション権限」>「添付ファイルセキュリティ」>「添付ファイルの送信(承認不要)」 に
  チェックする。
5. 「変更」をクリックする。

添付漏れ防止チェック

あらかじめ、「添付」や「ファイル」等、警告対象キーワードを設定すると、
対象キーワードが件名や本文に入っており、添付ファイルがない場合に
警告する機能です。

設定方法

1. 画面右上の「管理設定」>「管理設定」をクリックする。
2. 「詳細設定」タブ>「メールボックスの詳細設定」>「基本設定」をクリックする。
3. 「添付ファイル」>「添付漏れ防止チェック」にて対象キーワードを設定する。

4. 「変更」をクリックする。

添付ファイルのダウンロード URL 化

送信メールの本文内に添付ファイルをダウンロードするための URL を記入して送信できる
機能です。
ダウンロード URL 化することで、ダウンロード期限の指定や、ダウンロード履歴を
確認できるようになります。
 ※従来のメールにファイルを添付して送信する方式も選択できます。

ダウンロード期限の設定

ダウンロード URL で添付ファイルを送信する場合、あらかじめ、添付ファイルの
ダウンロード期限を設定しておく必要があります。
 ※初期値は「4 日」で設定されています。

1.  画面右上の「管理設定」>「管理設定」をクリックする。
2. 「詳細設定(タブ)」>「メールボックスの詳細設定」>「基本設定」をクリックする。
3. 「添付ファイル」>「添付またはダウンロード URL」にて、送信方法と
  ダウンロード有効期限を選択する。
4. 「変更」をクリックする。

添付ファイルの自動削除

指定した保存期間を過ぎた後、添付ファイルのみを自動的に削除します。
※添付ファイルがついていたメールは削除対象ではありません。

機密情報や個人情報を含むファイルの送受信が多い場合、一定期間後にファイルを
自動で削除することで、不用意なダウンロードによる情報漏えいを防ぐことができます。
また、容添付ファイルのみを削除しメール本文は残すため、対応履歴を確認できる状態に
しながら、空き容量の確保を楽に行うことができます。

設定方法


1.  画面右上の「管理設定」>「管理設定」をクリックする。
2. 「詳細設定(タブ)」>「メールボックスの詳細設定」> 「削除の設定」 をクリックする。
3. 「添付ファイルの自動削除期間」にて、メールの種類ごとに削除期間を指定する。

5. 「変更」をクリックする。

【注意】
●ダウンロード有効期限内の添付ファイルについて
ダウンロード有効期限内の添付ファイルは、期限までの間は削除されずそのまま保持され、
ダウンロード期限終了後に自動的に削除されます。
※添付ファイルは毎日実施される夜間メンテナンスのタイミングで削除されます。

●削除設定可能なメールについて
2 つの単位で設定が可能です。「送信メール以外」を選択した場合、メールの種類別には
削除設定できませんのでご注意ください。

【送信メール】
 送信メール のみ
【送信メール以外】
 受信メール/回答メール/転送メール/保管メール/保護メール/メールボックス移動 /電話応対

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