コメント機能を使いましょう
コメント機能を使って、引継ぎ事項や注意点の共有をしましょう。
担当者間での共有が不要な場合は、担当者自身での備忘録としてお使いいただくのも便利です！
少なくとも週に1度はコメントをご利用いただけると理想的です。
コメントが活用できない場合のリスク
● 担当者間での情報共有ができず、顧客に不信感を抱かせてしまう
● 口頭のみでの伝達で忘れや漏れが発生し、適切な対応や返信ができずクレームになる
● 商品発送日や商品番号を記載しておかないと、メールのやり取りが続いた場合、
商品の詳細を調べ直す必要があり非効率
● 電話で回答をした場合、内容を残しておかないとどのように回答したか共有できない
● イレギュラーな対応をした時、コメントに残しておかないといちいち確認する
手間が発生する
● 口頭や会議の場での引継ぎは、引継ぎ相手の業務を中断させてしまうため
無駄な時間が発生する
コメントの使い方
メール一覧画面、もしくはメール本文閲覧画面でコメント部分に
引継ぎ事項を入力するだけで、簡単にお使いいただけます。
コメントを入力すると、「
コメントアイコン」がつくので
どのメールに引継ぎ事項があるのかが一目瞭然です！
よく使う場合は、メール一覧の上やメール本文の上に表示をして
使いやすくすることもできます。
設定は、「個人設定」で行います。
コメントの活用方法
コメントを使う用途としては、
・メールの対応状況の共有
・返信してほしい内容の共有
・他の人にメール対応を引き継ぐときに今までの対応状況を共有
・電話で回答した内容を共有
が便利です。
該当のメールに対して「どう対応してほしいのか」「どんな対応をしているのか」
ということを共有したい場合にお役立ていただけます。
また、担当者間での共有が不要な場合は、
・電話で話した内容
・現在の進捗状況
など、担当者自身での備忘録としてお使いいただくのも便利です。
ラベルを活用しましょう
任意のラベルを作成して、情報共有を円滑にしましょう！
「至急」「大至急」以外にも、案件の進捗や顧客の属性を管理するのにお使いいただけます。
ラベルが活用できない場合のリスク
● 対応状況が一覧で分からず、確認するのに手間がかかってしまい作業時間が増加する
● メール以外の対応方法（例:電話対応済）をした場合のラベルをつけておかないと、
状態が対応完了でも返信の形跡が見当たらず対応漏れと勘違いしてしまう
● クレーマーと知らずに新人が対応してしまい、大炎上する
● 「見積もり送付済」ラベルを付けずに送信すると、別の人が違う金額で再送付して
クレームにつながる
● 対応すべきメールがたくさんある時に優先順位を付けることができず、
いちいち確認の手間が発生する
● イレギュラー顧客を一目で判断できず通常通りに対応してクレームになる
● 一目で対応状況が分からないため、何度も同じメールを開いて内容やコメントを
確認して無駄な時間がかかる
ラベルの活用方法
ラベルは、メール一覧画面で見たときにパッと目に付くため
細かい引継ぎ情報ではなく、現在の対応状況やメールの概要等が分かるように
設定するとよりメール一覧が分かりやすくなります。
いくつか使用例を記載します。
「対応状況」を表すラベル
「一次対応済」「回答確認中」「電話対応中」など、該当のメールがどういった状況なのかを共有するのに使用します。
さらに細かい状況の共有などは「コメント」に記載しましょう。
（例）ラベル「一次返信済」「回答確認中」を付けて
コメント「問い合わせの××の仕様について、●●部署に確認中」
「顧客の属性」を表すラベル
「重要顧客」「クレーム」「リピーター」など該当のメールがどういった属性(顧客)なのかを共有するのに使用します。
属性を共有する場合には、関連メールにも同じラベルが付くように、ラベルの設定をする際に
「関連メールにも同じラベルをつける」にチェックを入れておきましょう。
ラベルの設定方法
設定方法はマニュアルをご参照ください。