イーレックス・スパークマーケティング株式会社の導入事例

導入のきっかけ・課題

電力の申し込み手続きや、電気工事の内容などは個人情報が含まれるため
添付フィルの暗号化が必須です。

メールディーラーの導入前は添付ファイルをZip化して手動で暗号化していましたが、
自動で確実に暗号化したいというところから情報漏えい対策機能を付けました。

また、営業担当者がスマホからもメールの内容を確認できるように
スマホオプションも利用しています。

課題 1

個人情報が含まれる添付ファイルを確実に暗号化したい

課題2

営業担当者が社外からもメールや案件の進捗を確認できるようにしたい

導入後の運用方法

添付ファイルはすべて暗号化するように設定しています。

もちろん、メールの文面や宛先に誤りがあってはいけないので
個人情報が含まれる内容の場合には、承認機能を使い管理者が確認して
誤送信を防ぐようにしています。

また、「送信キャンセル機能」も利用しています。いくら確認していても
『ついうっかり…』ということも起こり得るので、もしもの時のために保険としています。

スマホの利用は、営業担当が利用できるように設定しています。

ステップ 1

【情報漏えい対策】添付ファイルは設定ですべて暗号化するように設定

ステップ2

【情報漏えい対策】送信キャンセル機能を使い、『ついうっかり…』の誤送信を防止

ステップ3

【スマホオプション】営業担当がスマホで利用できるように設定

導入の効果

メールディーラーの導入で、
「承認機能」、「添付ファイルの自動暗号化」、「送信キャンセル」、の3つの機能を使っていますが
誤送信や個人情報漏えいなどの防止に役立っています。

また、営業が外出先でもスマホからメールを確認できるようになりましたが、
内勤のアシスタントとのやりとりがこれまでよりスムーズになりました。

「あのメールのことで…」と話すときも、これまでであれば
どのメールか探すのも一苦労でしたが、共通認識できるワードとして
「フォルダ名」とか「メールID」があるのは便利ですね。

ステータスで案件の進捗もわかるので、ロケーション問わず複数名で管理しやすくなりました。

効果 1

個人情報漏えいを防ぐ体制の強化ができた

効果2

ロケーション問わず複数名で案件の進捗が管理しやすくなった