株式会社ケイジェンド・プロダクツ様の導入事例

導入のきっかけ・課題

DMの発送など業務上「お客様のお客様」の個人情報をお預かりすることがあり、取引先からは個人情報の管理について確認を受けるケースもよくあります。
そのため、情報漏えいのリスクを軽減することや、セキュリティの強化は必須でした。

課題 1

被害は防ぎたいが、ウィルスメールかどうかの判断は見ただけでは難しい

課題2

メールディーラーにどこからでもアクセスできてしまったら情報持ち出しのリスクがある

課題3

個人情報が含まれる添付ファイルは業務が終了したらメールディーラーから消す必要がある

課題4

個人情報を含むものが多いため添付ファイル送信時は暗号化して送らなければいけない

導入後の運用方法

機微な情報を含むデータについてはメール以外の手段でお客様と共有していますが、通常業務でのデータのやりとりはメールディーラーから、添付ファイルを自動暗号化してパスワードを付けて送っています。また、メールディーラー上にある添付データも、長く残しておくことは好ましくないので、これまでは手動で削除していましたが、今は一定期間経ったら自動で削除されるようにしています。

ステップ 1

【ウィルス＆迷惑メール対策】アンチスパムフィルターでウィルスメールは自動削除

ステップ2

【アクセス制限】IPアドレスで制限しメールディーラーへのアクセスは社内からのみに

ステップ3

【添付ファイルセキュリティ】一定期間経過したら添付ファイルを自動で削除

ステップ4

【情報漏えい対策】個人情報や重要情報が含まれる添付ファイルは暗号化して送信　　 送信時に暗号化するかどうか選択できるように設定

導入の効果

常に「暗号化して送らなきゃ」と注意しながら作業することって結構大変ですが、それを自動化してくれるので非常に楽です。時間短縮できるし、意識をメール対応以外の他の業務に向けられます。また何よりシステム側で対策することで、ヒューマンエラーによる事故を防止できることが大きいですね。取引先からも、「しっかり対応されていますね」と評価をいただくこともあるので、数字として表れない部分でも、信頼の向上や、従業員の仕事のしやすさに繋がっていると実感しています。

効果 1

添付ファイルの自動暗号化、自動削除で手間の削減

効果2

ヒューマンエラーによる事故を未然に防止できる

効果3

取引先からの信頼向上に繋がる