テンプレートの活用方法

テンプレートは対応時間短縮やメール品質の均一化にお役立ていただけますが、
実際に活用いただく際の便利な使い方や機能をご紹介します。

テンプレートの作成方法を工夫しよう

「テンプレート＝定型文」といったイメージがあると思いますが、
返信内容の全文をテンプレートへ登録する必要はありません。

顧客によって返信内容が異なるからテンプレートにできない、、、、
と思っていても、案内する内容の一部は同じという場合は
テンプレートを活用できます！

◆一部分だけテンプレートへ登録する内容の一例
　・返品先の住所
　・各種手順(返品時の対応手順/操作手順/申込み手順など)の案内
　・問い合わせ内容を確認するためのヒアリング項目
　・暗号化した添付ファイル送付時のパスワードメールの案内文　　など

基本的には顧客に合わせて文面を作成して、定型の案内文のみ
テンプレートを挿入することで、メール作成の時間短縮につながります！

メール作成画面でテンプレートを挿入

メール作成前にテンプレートを選択しておくことで、自動的に挿入された状態で
メール作成画面が開くというのはご存じかと思います。

作成前にテンプレートの選択を忘れてしまった、、、
という場合でも、メール作成画面でテンプレート挿入することができます！

送信メールをテンプレートへ登録

送信メールの一括操作画面からテンプレートに登録することもできます。

「最近同じ問い合わせが多く来てるな」と感じたときに、送信メールの文面を元に
テンプレートを作成できるため、一から登録する手間が省けます。

※返信メール本文閲覧画面に上記の登録ボタンが表示されます。
　もし、表示されていない場合は [一括操作メニューの設定] を開き「メール本文の下」内の
　「テンプレート登録」にチェックを入れ「変更」をクリックください。

なお、テンプレートに登録したい送信メールがあったときは
「テンプレ登録」のようなラベルをつけておくと、後でまとめて登録するときに
分かりやすくなります。

CSVファイルをインポートして登録

CSVファイルをインポートしてテンプレート登録をすることも可能です！
簡単に複数のテンプレートを登録することができるよう、
業務内容ごとにテンプレートの登録例をご用意しております。
まずは「テンプレート登録例」をクリック！！