コメント機能の活用方法

コメント機能は主にメールの「対応状況」や「引継ぎ事項」の共有に
ご利用いただいている方が多いかと思います。

でも、、、

コメント機能ってどう使ったらいいのかわからない、、、
共有は別のツールでやってるからコメント使わなくてもいいかな、、、

そう思っている方もいるのではないでしょうか？

メールディーラーでコメントを共有することで、どのメールに対しての情報かが
一目で分かり、メールと一緒にコメントを残しておくことができます！

コメントで情報共有等する利用シーンを例に活用方法をいくつかご紹介するので、
ぜひ自社の運用でもお試しください！

利用シーン別コメントの活用方法

■ケース：1
特定のユーザに向けた伝言を残したい場合

コメントのメンション機能を利用することで、
特定のユーザ向けに伝言を残すことができます。
メンションされたユーザは通知を受け取ることができます。

また、「@all」と入力することで、メールボックスにアクセスできる
全員宛のメンションも可能です。

※通知を受け取るためには「ユーザ設定」にて事前に設定が必要です。
・メール通知
・ポップアップ通知
・外部チャット通知（SlackもしくはChatwork）
　※ 外部チャット通知の設定方法は、「外部チャット連携マニュアル」をご参照ください。

※メンション先のユーザが30人を超える場合、通知は送られません。

■ケース：2
返信前のメールに対して、電話でも問い合わせがあり電話にて解決した場合

電話で対応した内容と、対応が完了した旨をコメントに記載し
メール状態を「対応完了」に変更する。

＜point＞
あわせて「電話対応済」のラベルをつけておくと、コメントを開かなくても
電話で対応が完了したことが一目で分かります。

■ケース：3
パスワード付き添付ファイルの受信が多い場合

添付ファイルのついているメールのコメントにパスワードを記載。
何度もパスワードメールを確認する手間を省くことができるため

対応時間の短縮や備忘録としてお役立ていただけます。

■ケース：4
注文内容に関する問い合わせがあり、該当の注文番号を調べた場合

コメント内に注文番号を入れておくことで、再度調べる手間が省けるため
対応時間の短縮に繋げることができます。

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このように、スタッフ間の情報共有や引継ぎだけでなく
メール対応時の備忘録としても活用することができます！

また、コメント欄はユーザ毎の設定にてメール本文の上部にも
表示することができるため、コメントの見落とし防止のためにも
あわせてご活用ください！

▼9.個人設定で画面表示を変更する